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La gestione dei rimborsi trasferte è una questione delicata, specialmente per le realtà aziendali con numerosi dipendenti costantemente in trasferta. Il rischio di fraintendimenti, imprecisioni, errori di calcolo o addirittura frodi è costante. Ecco perché le trasferte di lavoro possono rappresentare allo stesso tempo un vantaggio per i dipendenti, ma anche una perdita economica per le aziende.
È molto importante gestire correttamente il rimborso delle spese, in tutti i suoi processi; dalla richiesta di trasferta fino all’erogazione del rimborso.
In un precedente articolo abbiamo affrontato la tematica dei rimborsi e oggi vedremo perché digitalizzare i processi può ottimizzare il lavoro di chi come gli HR Manager e la contabilità aziendale gestisce quotidianamente queste attività.
Cosa si intende per “trasferta di lavoro”?
Le trasferte di lavoro si verificano quando un dipendente si sposta temporaneamente dal luogo abituale di lavoro a un altro per svolgere le proprie attività lavorative.
Ad esempio, un dipendente può essere chiamato a partecipare a eventi, convegni, incontri o viaggi di lavoro.
In ogni caso, le trasferte sono sempre programmate in anticipo e dovrebbero essere autorizzate dall’azienda.
Gli spostamenti del dipendente non devono avere ovviamente una durata troppo lunga. Per rientrare nella casistica della trasferta di lavoro, infatti, non possono essere spostamenti permanenti e possono avvenire all’interno o al di fuori del territorio Comunale.
Quest’ultima distinzione è importante perché influisce sulla tassazione delle trasferte. Al di fuori del territorio comunale la tassazione dei rimborsi avviene in base alla modalità di rimborso determinata dall’azienda (forfettaria, analitica, mista).
Le spese rimborsabili in trasferta
Le spese rimborsabili per le trasferte riguardano principalmente il costo del viaggio, il pernottamento e la somministrazione di pasti e bevande.
Le spese di vitto sono rimborsabili solo se il dipendente è costretto a mangiare fuori per il lavoro. Ciò significa che non possono essere rimborsati pasti consumati a casa, anche se il dipendente si sposta temporaneamente per lavoro.
Per quanto riguarda il costo degli spostamenti e dei pernottamenti, solitamente il dipendente può richiedere il rimborso dei biglietti di aereo, di treno, di autobus, di taxi, nonché il costo del noleggio di autovetture o acquisizione di biglietti di parcheggio.
Gestire i rimborsi delle trasferte, digitalizzando
Con il tempo, i responsabili aziendali e gli HR Manager di piccole e grandi aziende hanno optato per una gestione sempre più standardizzata e automatizzata delle trasferte dipendenti e dei loro rimborsi per ovviare alle criticità più comuni:
- Una gestione standardizzata consente di definire delle linee guida valide per tutti i dipendenti. Un unico processo di gestione rimborsi e un unico tipo di documentazione per rendicontarli ed erogarli in busta paga facilita sia i dipendenti che la contabilità.
- Standardizzare una mansione consente di automatizzarla, anche grazie all’utilizzo di software specifici.
Seppur con i suoi vantaggi, la scelta di standardizzare i processi e automatizzarli può portare a dei “contro” non da poco. Avere delle linee guida uniche per tutto il personale, infatti, rischia di non tenere conto delle diverse tipologie di trasferte che devono affrontare i dipendenti. Il rischio più grande per l’azienda è quello di implementare un sistema di gestione poco flessibile, che non sappia rispettare le vere esigenze di un business.
Inoltre, lo stesso processo di digitalizzazione avviene spesso con strumenti che non si integrano con i sistemi di gestione dell’azienda, portando inevitabilmente a inefficienze ed errori umani.
L’esperienza degli specialisti di Dynaset ha saputo tenere conto di tutto questo nella realizzazione di evohrp, il gestionale HR capace di adattarsi a qualunque tipologia di azienda.
Digitalizzare il processo di rimborso trasferte con evohrp avviene proprio il principio della personalizzazione. Ogni azienda può essere certa di digitalizzarsi adattando un software all’avanguardia ai propri processi di:
- Richiesta trasferta
- Autorizzazione
- Compilazione nota spese
- Contabilizzazione
- Erogazione dei rimborsi in busta paga
Tutto considerando i vantaggi di eliminare definitivamente la gestione cartacea e di usufruire di un gestionale integrabile con software di terze parti.
Ti stai chiedendo come gestire i rimborsi delle trasferte con evohrp?
