Gestisci le spese delle trasferte dipendenti con un gestionale

Le trasferte dei dipendenti sono sempre state un’attività critica per i responsabili HR (e per i dipendenti), non solo dal punto di vista della logistica ma anche, e soprattutto, dal punto di vista della contabilità.

Nel contesto delle trasferte, ci riferiamo in particolar modo alle note spese.

Le note spese sono quel documento che riepiloga correttamente tutte le spese di lavoro che il dipendente ha dovuto affrontare e che successivamente potranno essere rimborsate dall’azienda.

Diciamo “correttamente” perché la compilazione della nota spese deve avvenire in puntuale e precisa per consentire all’azienda di annoverare le spese dei dipendenti in trasferta tra i costi. Ogni spesa deve essere giustificata e accompagnata da fatture, scontrini e ricevute con l’indicazione di data e luogo della spesa.

La gestione di questo documento si sta sempre più evolvendo da una gestione cartacea classica verso una dematerializzazione, ovvero in una riduzione dei documenti cartacei. Può la digitalizzazione aiutare a ottimizzare anche la gestione delle note spese?

Prima di vedere come gestire tutto questo in maniera efficiente, scopriamo quali sono le principali problematiche nella classica elaborazione delle note spese.

Indice

La classica nota spese: gli svantaggi

Nella sua versione più classica, la nota spese è identificata con un semplice modello di file Excel che, messo a disposizione dell’azienda, deve essere compilato dal dipendente, verificato e archiviato dalla contabilità. Per quanto apprezzato, l’Excel si rivela come uno strumento non efficace per l’elaborazione puntuale e completa delle spese affrontate da un dipendente.

Uno degli svantaggi, infatti, è quello di essere suscettibile agli errori umani. L’errata trascrizione degli importi è uno degli errori più comuni e che può essere risolto solo con un doppio controllo del reparto contabile. Ecco che da un semplice errore di battitura può nascere un processo inefficiente.

Un modello preimpostato di nota spese è anche poco flessibile. Esistono, infatti, diverse tipologie di note spese basate sulla tipologia di rimborso che spetta ai dipendenti. Il modello di nota spese fornito dall’azienda deve quindi rispettare le politiche di spesa della stessa. Spesso non è così e tra contabilità e personale in trasferta possono crearsi dei fraintendimenti sulle informazioni riportate in tabella.

Questi sono due dei grossi svantaggi di una gestione classica di questo documento. Entrambi questi fattori portano ad un maggiore dispendio di risorse nella gestione delle trasferte. Nessuna azienda può permettersi un’inefficienza trasversale, che coinvolge i dipendenti, i responsabili HR e gli uffici amministrativi.

Come fare quindi?

Digitalizzazione della nota spese

La parola chiave è digitalizzare.

Molte grandi (e piccole) aziende hanno già scelto di digitalizzare la nota spese e tutto il processo che orbita attorno alla gestione delle trasferte.

Scopri evohrp!

Oggi, è possibile farlo grazie a gestionali e software dedicati alla gestione delle risorse umane, come evohrp.

Evohrp è il software di Dynaset che integra nelle sue funzioni l’intera gestione delle trasferte dipendenti.

Come vengono gestite quindi le spese di trasferta?

I dipendenti in trasferta possono usare direttamente il loro smartphone come device per la registrazione delle spese. Fotografando scontrini e fatture del loro viaggio, sono in grado di precompilare la nota spese grazie all’app.

La digitalizzazione della nota spese agevola anche la revisione e l’autorizzazione del documento riassuntivo delle spese (già pronto).

Infine, il gestionale di Dynaset è progettato per inviare i dati agli incaricati (o al software) delle paghe per facilitare la procedura del rimborso spese.

Un modulo dedicato alle trasferte aziendali

La nota spese è solamente una componente delle trasferte di lavoro dei tuoi dipendenti.

Evohrp e il suo modulo travel riesce a gestire la trasferta sin dalla richiesta del dipendente. Le indicazioni sui viaggi, sulle strutture da prenotare o sulle richieste di anticipo contanti, infatti, possono essere inserite nel gestionale per snellire il processo di autorizzazione/conferma della trasferta e dei relativi rimborsi.

Preciso, veloce, intuitivo. Il nuovo modo di gestire le trasferte e le sue spese!

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