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EVOHRP

Il processo di Trasferte e note spese
Richiesta trasferta da parte del dipendente
  • > indicazioni sui viaggi da prenotare
  • > indicazioni sugli alberghi da prenotare
  • > indicazioni sull’utilizzo di auto
  • > richiesta anticipo contanti
Presa in carico della trasferta
  • > autorizzazione da parte del responsabile
  • > conferma delle prenotazioni di viaggi e alberghi da parte dell’ufficio viaggi
  • > erogazione degli anticipi
Richiesta nota spese
  • > possibilità di selezionare una trasferta di riferimento
  • > inserimento di spese e fatture
  • > quadratura movimenti di carte di credito
  • > indicazione dell’utilizzo di anticipi contante
Presa in carico della nota spese
  • > possibilità di revisione prima dell’autorizzazione del responsabile
  • > applicazione massimali di spesa
  • > autorizzazione da parte del responsabile
  • > conteggio importi di deducibilità per la contabilità
Spese prepagate
  • > importazione movimendi di carte di credito aziendali
  • > importazione flussi spese da agenzie viaggi
  • > associazione spese prepagate alle trasferte
Procedure paghe e contabilità
  • > invio dati da EvoHRP alla procedura paghe per il rimborso spese
  • > invio dati da EvoHRP alla procedura contabilità
Strumenti direzionali
  • > analisi analitica dei costi
  • > costi per trasferta
  • > ottimizzazione costi e anticipi contante
TRASFERTE E NOTE SPESE
Pianificare, consuntivare, controllare e ottimizzare

Sono le quattro parole chiave per tenere sotto controllo i costi del personale senza limitare l’efficienza delle risorse e la necessità, comune a tutte le aziende, di gestire le attività fuori sede.
Pianificare, ovvero gestire tutto il processo di richiesta preventiva di una trasferta e tutti gli aspetti ad essa connessa come la biglietteria, gli alberghi, gli anticipi contante (anche in valuta), le auto (aziendali, proprie, a noleggio, ecc.…). Il modulo EvoHRP.NsT mette a disposizione tutti gli strumenti gestionali necessari ad un ufficio viaggi interno, oppure è in grado di inoltrare automaticamente le richieste via email ad un’agenzia viaggi esterna.
Consuntivare a fine trasferta le spese sostenute è uno dei punti di forza del modulo: il dipendente tramite il portale web ottimizzato anche per dispositivi mobili, può compilare la propria nota spese in maniera guidata così da ridurre al minimo gli errori di compilazione; può inoltre allegare i documenti di spesa così da abbreviare i tempi necessari al rimborso.
Alle singole trasferte è possibile associare anche i costi derivanti da spese prepagate, importando automaticamente flussi esterni come ad esempio le spese con carte di credito  oppure informazioni provenienti dalle agenzie viaggi esterne.
Controllare che le spese rispettino le policy aziendali non è mai stato così semplice: un sofisticato configuratore delle policy legate alle destinazioni, alle categorie di spesa dei dipendenti e alle tipologie di trasferta consente di avvisare in tempo reale il dipendente e l’ufficio auditing note spese di eventuali non conformità. Sarà poi il responsabile autorizzatore a decidere se approvare o meno le spese non conformi e decidere quindi l’ammontare dei singoli rimborsi.
Ottimizzare i costi è l’obiettivo finale del processo, raggiungibile tramite l’analisi dei dati messi a disposizione del sistema tramite report parametrici personalizzabili. In questo modo è possibile avere riepiloghi aggregati o di dettaglio su tutti i costi sostenuti; esempi di aggregazione possono essere: per trasferta, per centro di costo, per commessa, per dipendente, per periodo, ecc.
Tutte le informazioni della base dati sono accessibili dagli strumenti di analisi, così da poter ottenere, ad esempio, l’estrazione dei costi degli hotel aggregati per nome e fornire quindi informazioni utili durante la contrattazione delle convenzioni.
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EVOHRP – L’Evoluzione nella Gestione delle Risorse Umane
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