Smart working: come usarlo nel modo giusto?

Lo smart working sta diventando una soluzione di lavoro sempre più diffusa e richiesta, sia dai dipendenti che dai titolari d’azienda. Essa permette ai dipendenti di lavorare da remoto e offre ai responsabili d’azienda una maggiore flessibilità nella gestione della forza lavoro.

È importante sottolineare però che lo smart working deve essere utilizzato nel modo giusto se si vuole ottenere il massimo dei vantaggi offerta da questo metodo di lavoro.

Abbiamo raccolto qualche semplice consiglio, per permettere alla tua azienda di trarre il massimo beneficio dall’investimento in tecnologie e pratiche di smart working.

Smart working: una definizione

Proviamo a dare una definizione per questo termine che ormai da qualche anno è entrato nei vocaboli più utilizzati nel mondo del lavoro.

Lo smart working è nuovo modello di lavoro che sfrutta le tecnologie moderne e lo sviluppo delle tecnologie esistenti per migliorare sia la produttività che la qualità della vita dei dipendenti. Si basa sull’utilizzo di strumenti digitali, come computer portatili, dispositivi mobili e servizi cloud, che consentono ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Questo modello di lavoro incoraggia i dipendenti a focalizzarsi sugli obiettivi piuttosto che sulle ore trascorse in ufficio. Inoltre, lo smart working offre numerosi vantaggi, tra cui una maggiore flessibilità nella pianificazione del tempo di lavoro, una riduzione dello stress e una maggiore produttività.

Vantaggi dello smart working per datori di lavoro 

Lo smart working offre numerosi vantaggi ai datori di lavoro, tra cui maggiori risparmi, miglioramento della produttività, attrazione e fidelizzazione dei talenti migliori… Vediamone alcuni in concreto.

Mantenere un ufficio tradizionale comporta costose spese fisse come affittare un edificio, acquistare mobili e attrezzature, pagare le bollette e così via. Lo smart working riduce tali spese fisse permettendo a un’organizzazione di risparmiare sull’investimento in vecchie e nuove facility, sull’attrezzatura necessaria per gli uffici (compresi gli hardware) e infine sulle bollette.

Dal punto di vista dei datori di lavoro, lo smart working dovrebbe essere considerato come una grande opportunità per contribuire a migliorare la produttività del personale poiché consente agli impiegati di concentrarsi meglio sul proprio lavoro senza le distrazioni che la classica vita di ufficio può dare.

Questo può consentire alle aziende di aumentare il tasso di retention dei talenti. Manager e responsabili possono attirare e trattenere i miglior talenti e permettere a tutti i membri del team di progredire nelle posizioni senior indipendentemente dalle circostanze della vita personale.

Vantaggi dello smart working per i dipendenti

Lo smart working aumenta senz’altro la libertà e l’autonomia dei dipendenti. I lavoratori possono scegliere quando e dove lavorano in base alle proprie preferenze personali, il che significa che possono pianificare le proprie giornate in modo più efficiente ed essere più produttive nel processo.

Godere di maggiore flessibilità nella pianificazione del proprio tempo e delle proprie attività può contribuire a migliorare la produttività dell’azienda. Lo smart working può innescare un circolo virtuoso nel quale i dipendenti possono essere più motivati ​​per portare a termine le proprie mansioni in modo efficiente.

Potenziali insidie dello smart working

Sebbene i vantaggi siano numerosi, lo smart working può anche presentare delle insidie, come la mancanza di una comunicazione efficace, la perdita dello spirito di squadra, la difficoltà di monitorare le prestazioni dei dipendenti, l’aumento del rischio di minacce alla sicurezza informatica…

Esistono casi in cui i dipendenti possono sentirsi isolati o disconnessi dal resto del team se non sono in grado di partecipare a riunioni o eventi di gruppo. Sempre dal punto di vista dei dipendenti, lo smart working può portare a problemi come la mancanza di motivazione, di attenzione e stress da sovraccarico. Lavorare in smart working a volte vuol dire “non staccare mai”.

L’assenza di un ambiente di lavoro fisico non rischia di creare problemi solo ai dipendenti ma anche ai loro responsabili. Questo metodo, infatti, rende più difficile per i manager monitorare le prestazioni dei dipendenti e assicurarsi che siano in grado di gestire il carico di lavoro.

La strategia per uno smart working efficace

I manager dovranno considerare la flessibilità come uno dei fattori più importanti nel mondo del lavoro. Per poter sfruttare al meglio lo smart working esistono poche ma imprescindibili linee guida.

1) Tutte le attività in cui è previsto lo smart working devono essere ben definite e chiare per non lasciare nessuno spazio all’interpretazione in mancanza di una comunicazione costante con il team. Scadenze e attività devono essere definite con maggiore scrupolosità e precisione.

2) I manager dovrebbero anche concentrarsi sul raggiungimento dei risultati richiesti ai dipendenti piuttosto che sull’orario di lavoro, fornendo feedback regolari su come migliorare le loro prestazioni.

3) I responsabili HR hanno il compito di incoraggiare i dipendenti a prendersi delle pause durante il giorno per mantenere un buon livello di produttività e non dimenticarsi mai di dedicarsi il tempo necessario per il tempo libero. In questo modo, viene scongiurato il rischio di burn-out.

4) Manager e responsabili dovrebbero sfruttare al meglio gli strumenti offerti dai moderni gestionali e software HR per monitorare le attività aziendali con più efficacia, comunicare con il team e premiarlo al raggiungimento degli obiettivi prestabiliti.

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