Piccole-medie imprese e grandi aziende si ritrovano molto spesso a fare i conti con la gestione delle trasferte dipendenti. Le trasferte sono un argomento caldo in quanto a flussi di lavoro e mansioni da svolgere poiché la loro gestione lambisce tanti dipartimenti (in particolare l’amministrazione e l’HR). Sappiamo, e saprai bene, che quando una funzione aziendale coinvolge più attori, le probabilità di incappare in errori e di perdite di tempo si alzano drasticamente. La conseguenza di tutto questo? Una gestione inefficiente!
In questo caso, un software gestionale può risolvere molte, se non tutte, le problematiche di inefficienza e precisione.
Come gestire le trasferte aziendali?
Indipendentemente dal numero di dipendenti in azienda o dalle sue risorse, l’obiettivo primario di ogni HR Manager è quello di contenere il più possibile i costi di trasferta. È importante trovare il perfetto equilibrio tra le necessità di viaggio del personale e il budget a disposizione in modo tale che la trasferta (anche giornaliera) non sia una rimessa. Tutto questo è scontato!
Meno scontato è invece il tentativo di contenere i costi durante il processo di organizzazione della trasferta.
Prenotazioni, cambi di programma, note spese… Sono tutte operazioni che richiedono tempo per essere svolte, a volte troppo. In questo caso un software gestionale per la gestione delle risorse umane può essere la risorsa più preziosa per i responsabili di reparto. Un software come evohrp.
Evohrp è dotato di un modulo trasferte dipendenti (totalmente digitale) che centralizza tutti i flussi relativi alla gestione delle trasferte mentre concilia tutte le principali esigenze di manager e dipendenti:
- uno snellimento dei processi di approvazione;
- maggiore praticità nell’intera gestione della trasferta (anche grazie all’app);
- assoluta precisione nella comunicazione di note spese;
- monitoraggio puntuale di spese e budget.
Tutto in Cloud
Tutto è centralizzato e tutto è in Cloud!
Cosa significa? Significa che tutti i dati e le procedure sono disponibili e gestibili dalla propria postazione in ufficio oppure dall’app.
In base alle esigenze operative dei dipendenti possono scegliere quale device utilizzare senza preoccuparsi di dimenticanze o errori. Con il modulo del gestionale dedicato alle trasferte di lavoro tutto il flow organizzativo è guidato, semplificato e sempre in linea con le direttive aziendali.
Inoltre, un gestionale in Cloud offre un ulteriore vantaggio: il suo funzionamento in real-time.
Vediamo cosa può essere gestito in tempo reale da dipendenti, responsabili, HR Manager o Travel Manager.
Autorizzazioni e booking
Il modulo evohrp.Travel digitalizza l’intero processo a partire dalla richiesta di autorizzazione per la trasferta.
Il responsabile, una volta ricevuta la richiesta, può verificare le presenze delle risorse in ufficio per essere certo di non lasciare alcun reparto scoperto.
Appena approvata la richiesta, tramite il gestionale è possibile cominciare la procedura di booking; dai biglietti aerei, alle prenotazioni di hotel o mezzi di trasporto, fino alla richiesta di un’auto aziendale.
Compilazione note spese
L’app gioca un ruolo fondamentale per i dipendenti in trasferta. Tramite il device infatti, la compilazione delle note spese viene semplificata e ottimizzata.
È sufficiente una foto di scontrini e fatture per registrare in tempo reale le spese. La condivisione con i responsabili è automatica e l’amministrazione può procedere alla procedura di rendicontazione.
Durante la trasferta, per il dipendente è possibile anche indicare l’eventuale utilizzo degli anticipi di contante ricevuti dall’azienda.
Il livello di semplificazione è massimo!
Controllo del budget
Le procedure di revisione del budget sono una prassi nel processo di autorizzazione dei rimborsi spese, ma non sempre sono dei task smarcati in maniera efficiente. Un gestionale per le risorse umane agevola le mansioni del reparto di contabilità e amministrazione anche da questo punto di vista. Infatti, il modulo di evohrp progettato per le trasferte dipendenti può essere programmato per consentire le spese di trasferta solo se entro i limiti imposti dai responsabili aziendali.
Il budget e i costi sono sempre sotto controllo.
Vuoi semplificare la gestione delle trasferte dipendenti?
