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I datori di lavoro devono spesso rimborsare ai dipendenti le spese sostenute durante le loro trasferte o attività di lavoro.
Alcuni datori di lavoro hanno una politica di spese illimitate, mentre altri hanno un limite stabilito di spesa per giorno, settimana o mese. Indipendentemente dalla politica di rimborsi adottata, i dipendenti sono tenuti a presentare una nota spese che riporti in dettaglio tutte le spese sostenute e le relative ricevute.
Come fare a compilare le note spese in modo semplice, veloce e a prova di errore?
Organizzazione
Il primo passo è organizzarsi.
I dipendenti dovrebbero conservare tutte le ricevute in un unico posto e classificarle per data e tipo di spesa. Conosciamo tutti le dinamiche di lavoro e il tempo che ognuno di noi ha per gestire le note spese. Quante volte è realmente così?
Ecco perché diventa estremamente utile utilizzare un software o uno strumento online per tenere traccia delle spese man mano che si verificano. In questo modo sarà più facile generare un resoconto accurato alla fine del periodo.
Utilizzare il format corretto
La maggior parte dei datori di lavoro ha un modulo prestabilito da utilizzare per la rendicontazione delle spese.
Il modulo (spesso redatto in formati editabili da chiunque, in Excel o Word) includerà probabilmente i campi per la data, l’importo, lo scopo e le ricevute. È importante stabilire e utilizzare un modulo univoco e completo per acquisire tutte le informazioni necessarie.
Ma in realtà, spesso capita che ogni collaboratore o dipendente utilizza le se modalità e metodi per compilare i format delle note spese.
Ecco che, ancora una volta, una soluzione digitalizzata e standard per tutti possa prevenire questo fenomeno.
Includere tutte le informazioni pertinenti
Quando viene compilata la nota spese, è necessario includere tutte le informazioni pertinenti come:
- dati del dipendente/collaboratore;
- dati aziendali (ragione sociale ed indirizzo);
- dati della trasferta (durata, data, luogo…);
- data di compilazione della nota spese;
- voci di spesa con importi corretti e importo totale.
Se ci sono più spese per lo stesso scopo, possono essere raggruppate nella relazione. È inoltre importante includere tutte le ricevute o i documenti necessari per supportare le spese dichiarate, senza il rischio di smarrimenti o dimenticanze.
Esaminare e approvare la nota spese
Una volta completato il rapporto di spesa, è importante che la contabilità o i responsabili aziendali ne verifichino l’accuratezza e la completezza prima di sottoporlo all’approvazione. I dipendenti dovrebbero anche conservare una copia delle loro note spese per i propri archivi, nel caso in cui ci siano domande o controversie in seguito.
Un software dedicato, capace di archiviare tutti documenti in Cloud, risolverebbe anche la problematica dell’archiviazione.
Presentare la nota spese in modo tempestivo
I dipendenti devono presentare le loro note spese in modo tempestivo, in modo da poterle elaborare rapidamente ed evitare ritardi nei rimborsi. In generale, i resoconti dovrebbero essere presentati entro pochi giorni dal sostenimento delle spese.
Evohrp è il gestionale progettato da Dynaset che include un modulo appositamente dedicato alla gestione delle trasferte e delle note spese. La comunicazione e l’archiviazione delle spese effettuate avviene in tempo reale grazie alle funzionalità in Cloud che consentono di utilizzare il software ovunque da remoto.
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