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L’organigramma aziendale è uno strumento molto utile per definire in modo schematico e intuitivo le relazioni di interdipendenza tra i dipartimenti e le figure chiave presenti all’interno di un’organizzazione.
Si tratta di una rappresentazione della struttura stessa dell’azienda, fatta non solo allo scopo di registrare lo stato dell’arte di un’impresa: un organigramma aziendale ha infatti un alto valore strategico. Scopriamo perché.
Che cos’è un organigramma aziendale
All’interno di un organigramma aziendale sono definiti i ruoli chiave a capo dei diversi dipartimenti e delle differenti unità organizzative, nonché le gerarchie tra reparti e risorse e le relazioni di dipendenza che intercorrono tra loro.
Questo sistema di relazioni è solitamente riportato all’interno di una vera e propria mappa, ossia una rappresentazione visuale di tutte le figure chiave, le funzioni, i dipartimenti e i reparti aziendali.
Graficamente, l’organigramma è quindi un diagramma composto da:
- Rettangoli, che rappresentano i diversi “enti” coinvolti nell’organizzazione, ovvero i ruoli, i dipartimenti, i reparti, etc…;
- Linee, che indicano le relazioni che intercorrono tra gli enti, che possono essere alla pari o di dipendenza.
Attenzione però: un organigramma non è mai definitivo. L’organigramma aziendale registra infatti solo una “istantanea” di un’azienda, ma sappiamo bene che in un’impresa è facile che le cose cambino: avanzamenti di carriera, cambi di obiettivi aziendali, aggiornamenti del modello di business potrebbero dover richiedere delle revisioni all’organigramma.
L’utilità dell’organigramma aziendale
L’organigramma aziendale è molto di più di uno schema su un foglio: ciò che è rappresentato sulla mappa è l’essenza stessa dell’azienda, un riassunto del suo sistema organizzativo e del funzionamento delle diverse attività finalizzate al raggiungimento degli obiettivi di business dell’impresa.
Nello specifico, un organigramma aziendale è utile per:
- Programmare un modello di business per far crescere l’azienda;
- Progettare un sistema di coordinamento e comunicazione tra le diverse unità aziendali;
- Rendere chiaro ai dipendenti chi sono i referenti e come è organizzato il lavoro all’interno dell’impresa;
- Dare un’idea del possibile percorso di avanzamento carriera, motivando i dipendenti a crescere;
- Migliorare l’efficienza grazie alla conoscenza dei meccanismi e dei flussi di lavoro aziendali;
- Capire se l’attuale organizzazione permette di raggiungere gli obiettivi aziendali e, se non è così, di individuare i gap da colmare.
Costruire un organigramma in base alle esigenze aziendali
Il primo passo per costruire un organigramma efficace è capire quale, tra i diversi modelli esistenti, si adatta meglio alle necessità e agli obiettivi della tua azienda.
Esistono infatti principalmente tre tipi di organigramma.
Organigramma funzionale
Si tratta di un tipo di organigramma gerarchico che si sviluppa in modo piramidale perché illustra i diversi livelli di dipendenza delle molteplici funzioni aziendali.
All’apice c’è quindi il CEO, con al di sotto tutti i dipartimenti e le persone che sono direttamente dipendenti dalla direzione generale. Scendendo in basso lungo il diagramma, troveremo poi tutti gli altri reparti, suddivisi in base all’ambito di attività (ad esempio amministrazione, reparto commerciale, ufficio marketing, produzione, ricerca e sviluppo), e a loro volta dipendenti dal livello superiore dell’organigramma.
Questa struttura verticale è ideale per le aziende che mirano a migliorare l’efficienza e la produttività. L’organigramma funzionale riporta infatti un sistema di organizzazione del lavoro molto lineare, chiaro e rigido, che trae il suo punto di forza nella specializzazione delle diverse funzioni aziendali e dall’accentramento del potere decisionale nelle posizioni alte del diagramma.
Tuttavia, si tratta di un sistema poco flessibile, che difficilmente sa rispondere a cambiamenti repentini e che mal si adatta allo sviluppo di nuovi prodotti e servizi per il mercato.
Organigramma divisionale
Rispetto a quello funzionale, si tratta di un organigramma in cui il potere decisionale è decentralizzato e non risiede più solo nelle figure “in alto” della piramide.
Di fatto non esiste neanche una piramide, perché questo modello è di tipo orizzontale: l’azienda è infatti suddivisa in divisioni, le quali esercitano le loro funzioni in modo autonomo e indipendente le une dalle altre. Tuttavia, non è escluso che la struttura interna di ogni singola divisione nonpossa essere rappresentata da un organigramma funzionale.
Si tratta di una struttura ideale per le realtà aziendali più piccole e per chi ha bisogno di portare avanti più progetti diversi, in quanto offre il vantaggio di adattarsi meglio ai cambiamenti del mercato; dall’altra parte, con questo sistema potrebbe mancare un po’ di comunicazione e di coordinamento, creando confusione a livello organizzativo e persino conflitti tra divisioni.
Organigramma a matrice
Graficamente, questo organigramma ricorda proprio una matrice, poiché si sviluppa sia verticalmente sia orizzontalmente. Tuttavia, non è assimilabile nè all’organigramma funzionale nè all’organigramma divisionale.
Questa struttura si basa infatti sulla creazione di diverse unità che lavorano su progetti o obiettivi specifici: ognuna ha a capo un project manager. All’interno di ogni singola unità possono essere assegnate risorse provenienti da differenti aree funzionali e reparti dell’azienda. Questo significa che la singola risorsa ha come riferimento sia il project manager del team di lavoro a cui prende parte, sia il capo del reparto a cui appartiene.
Questo tipo di organizzazione è molto flessibile e permette di rispondere alle esigenze dell’azienda in modo puntuale e veloce; ne aumenta anche la competitività sul mercato poiché incentiva fortemente lo sviluppo di nuovi prodotti e servizi. In più, la collaborazione tra i reparti viene stimolata.
Tuttavia, per un dipendente potrebbe risultare controproducente avere due responsabili. Si tratta inoltre di una soluzione costosa e possibile solo all’interno di grandi organizzazioni, in quanto richiede un team differenziato e un alto numero risorse, i quali devono essere guidati attraverso una pianificazione e un controllo della gestione molto attenti.
Quale organigramma aziendale si adatta meglio alla tua azienda?
