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I costi di trasferta dei dipendenti possono essere un’area critica per le aziende, soprattutto se non sono ben monitorati. In questo articolo spiegheremo cosa sono i costi di trasferta, quali voci li compongono e come calcolarli con puntualità.
Cosa sono i costi di trasferta dei dipendenti e perché sono importanti da monitorare
I costi di trasferta sono quelli sostenuti dai dipendenti che viaggiano per conto del loro datore di lavoro. Possono includere il biglietto aereo, l’alloggio, il noleggio di un’auto e altre spese.
Le spese di trasferta sono importanti da monitorare perché possono avere un impatto significativo sul bilancio di un’organizzazione. Quando le spese di viaggio non sono gestite correttamente, possono portare a sprechi e a una diminuzione della redditività, specie in aziende la cui natura commerciale si basa su una forza vendite che necessita di incontrare clienti fuori città o all’estero.
Inoltre, costi di viaggio elevati possono mettere a dura prova il morale dei dipendenti che non vengono pienamente rimborsati e portare a un aumento dell’assenteismo. È quindi essenziale che i datori di lavoro tengano sotto controllo le spese di viaggio dei dipendenti e si assicurino che rientrino nel budget.
Quali voci compongono i costi di trasferta dei dipendenti
Quando un dipendente viaggia, il suo datore di lavoro è in genere responsabile della copertura dei costi del viaggio.
Alcuni datori di lavoro dispongono di un budget per le trasferte che utilizzano per coprire queste spese, mentre altri rimborsano i dipendenti dopo che hanno sostenuto i costi. In entrambi i casi (per i quali il trattamento fiscale dei rimborsi risulta differente), è importante che i datori di lavoro siano consapevoli delle varie voci che compongono le spese di viaggio dei dipendenti:
- vitto e alloggio;
- spostamenti (pedaggi, carburanti, biglietti aerei o mezzi pubblici…);
- connettività
- eventi
- …
Comprendendo cosa è incluso in questi costi, i datori di lavoro possono gestire meglio le spese di viaggio e garantire che i loro dipendenti abbiano le risorse necessarie per portare a termine con successo i loro viaggi di lavoro.
Le spese di viaggio possono variare a seconda del dipendente e dell’azienda, ma ci sono alcune spese comuni che vengono generalmente sostenute. Il biglietto aereo è spesso il costo di viaggio solitamente più elevato, ma può essere compensato dall’utilizzo di punti o miglia per la prenotazione dei voli.
Altre spese di viaggio comuni includono hotel, auto a noleggio, pasti e spese accessorie come quelle per i bagagli. Alcune aziende rimborsano anche i dipendenti per le spese legate alle conferenze o gli upgrade in classe business. Le spese di viaggio possono accumularsi rapidamente, quindi è importante che i dipendenti tengano traccia delle loro spese e presentino rapporti di spesa accurati.
Come calcolare i costi di trasferta dei dipendenti
Esistono diversi modi per calcolare le spese di viaggio, ma il metodo più efficace è la nota spese. Una nota spese fornisce un resoconto dettagliato di tutti i costi associati a un viaggio d’affari, compresi il biglietto aereo, l’alloggio, il trasporto via terra e i pasti.
Queste informazioni possono essere utilizzate per calcolare un’accurata tariffa per diaria per ogni dipendente, rendendo più facile il budget per le future spese di viaggio. Inoltre, le note spese possono essere utilizzate per identificare le aree in cui è possibile ridurre i costi di viaggio, ad esempio negoziando tariffe migliori con gli hotel o le compagnie aeree.
È necessario sottolineare però che la gestione delle note spese può essere causa di inefficienze operative se non effettuata con previsione e puntualità.
Ecco perché le aziende hanno cominciato il loro processo di digitalizzazione da questa piccola ma importantissima mansione.
Gli attuali gestionali HR, come evohrp, sono in grado di digitalizzare completamente il processo che sta dietro le note spese: i dipendenti in trasferta possono raccogliere e catalogare le proprie spese con il loro device preferito (accompagnando delle foto all’annotazione della spesa effettuata) mentre l’amministrazione può fare affidamento su un sistema digitale, preciso e facile da gestire.
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