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La missione o trasferta lavorativa rappresenta un aspetto cardine nel mondo del lavoro odierno, che richiede un’attenzione particolare sia da parte dell’HR Manager sia del dipendente.
La gestione delle trasferte infatti nasconde alcune insidie che mettono spesso in difficoltà i reparti amministrativi e le figure aziendali impegnate nel monitoraggio delle risorse umane.
L’ottimizzazione dei processi – in particolare di questo tipo di processi praticamente quotidiani – diventa fondamentale per far sì che le trasferte lavorative siano davvero efficienti e proficue.
La definizione di trasferta di lavoro
La missione o trasferta di lavoro è l’occasione in cui il datore di lavoro può chiedere al dipendente di operare temporaneamente da una sede diversa da quella abituale. Queste modifiche di luogo possono durare un breve periodo, solitamente un giorno o pochi giorni.
Che sia definita trasferta o missione, entrambi i termini si riferiscono alla stessa casistica: uno spostamento temporaneo dal luogo di lavoro standard.
Dal punto di vista dell’HR Manager…
Preparare politiche di viaggio adeguate (compatibili con l’operatività e le esigenze dell’azienda) e comunicarle con linee guida chiare è essenziale per contenere i costi e fornire un framework di riferimento ai dipendenti. La definizione di uno standard deve poi essere seguita dalla gestione efficiente delle prenotazioni e delle spese di viaggio, così come garantire la sicurezza e il benessere del viaggiatore.
È in particolare in questa seconda fase che spesso gli HR Manager necessitano di uno strumento come un gestionale HR.
Cosa può fare un gestionale HR per ottimizzare la gestione delle trasferte?
- Centralizzare tutte le fasi del viaggio, dalla prenotazione al rendiconto delle spese.
- Monitorare in tempo reale sui costi e sulle attività dei dipendenti in trasferta.
- Semplificazione dell’approvazione delle spese.
- Garantire la conformità alle normative vigenti in materia di spostamenti lavorativi.
- Riduzione del rischio di inosservanza di regole e procedure da parte dei dipendenti.
Consiglio per gli HR Manager
Il primo passo per ottimizzare le trasferte o missioni di lavoro è la definizione di un processo standard che sia facilmente adattabile alle diverse esigenze dei dipendenti e dell’azienda.
Scopri cosa può fare evohrp per la gestione delle trasferte
Dal punto di vista del dipendente…
Per i dipendenti, pianificare e organizzare i viaggi di lavoro implica una serie di attività che vanno dalla prenotazione di spostamenti e alloggi, fino alla gestione del tempo durante la trasferta. Ottimizzare la produttività in viaggio e mantenere un equilibrio tra vita lavorativa e personale sono sfide comuni per ogni “business traveler”.
Le criticità e le sfide per il dipendente in trasferta
Oltre alle sfide lavorative che un dipendente in trasferta deve affrontare, la gestione delle spese e il compito di rimanere al contempo entro le linee guida aziendali per i rimborsi possono aggiungere un ulteriore strato di complessità al viaggio di lavoro.
Cosa può fare un gestionale HR per aiutare un dipendente in trasferta?
Un gestionale HR per le trasferte dei dipendenti offre diversi vantaggi:
- Uno strumento digitale affidabile per tracciare le spese in tempo reale
- Feedback immediato sulla conformità alle politiche aziendali
- Semplifica il processo di rendicontazione e trasmissione delle informazioni in sede
- Riduce il rischio di errori o incomprensioni
Gestire meglio le trasferte conviene!
Il “viaggio d’affari” non è solo un movimento da un punto A a un punto B, ma un processo aziendale importante che, se gestito correttamente, può tradursi in crescita e ottimizzazione.
Secondo le indagini di consulenti del settore travel nel business le aziende che hanno implementato politiche di mobility management digitalizzandole hanno riscontrato una riduzione dei costi di viaggio del 15-20%!
E tu? Adotteresti la settimana corta di 4 giorni in azienda?
