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Nella gestione delle spese aziendali, i rimborsi spese sono forse una delle voci più delicate, in particolare quando si tratta di rimborso relativo alle trasferte dei dipendenti. Le richieste di trasferte, le richieste di rimborso e la registrazione delle spese necessitano di essere verificate e approvate con precisione e rapidità.
Ma prima di tutto, quando un dipendente o un collaboratore hanno diritto ai rimborsi spese?
Rimborsi spese, quali sono e quando sono concessi
Ogni volta che un lavoratore affronta delle spese per conto dell’azienda per cui lavora, ha diritto ad un rimborso spese.
L’azienda deve rimborsare il dipendente per:
- vitto;
- alloggio;
- spese di trasferta (pedaggi, rimborsi chilometrici, benzina, parcheggi, mezzi pubblici…);
- telefonia;
- … tutte le spese necessarie per permettere al dipendente di svolgere il suo lavoro.
Ma come capire quando i rimborsi sono concessi e quando no?
Innanzitutto, è necessario individuare quale sia la sede di lavoro del dipendente o collaboratore. Nel contratto stipulato con il dipendente, viene indicato il luogo abituale di lavoro, al di fuori del quale la trasferta può essere definita come tale.
Una nota in più: sapevi che per le trasferte all’interno del Comune nel quale si trova l’azienda i rimborsi hanno una tassabilità differente dalle trasferte extra-territorio?
Un ulteriore aspetto da tenere in considerazione per definire la trasferta e gli eventuali rimborsi è la durata. Azienda e dipendente, infatti, devono trovare l’accordo sulla durata della trasferta, che può essere di poche ore o di intere settimane (a discrezione dell’azienda e degli accordi presi con i collaboratori/dipendenti).
Tipi di rimborsi
Come anticipato in precedenza, non esiste un unico tipo di rimborso. Tutto è deciso in base alla singola casistica e alle scelte di gestione contabile dell’azienda.
Le tipologie di rimborsi sono:
- rimborso forfettario, ovvero la formula di rimborso più semplice poiché non prevede alcuna indicazione da parte del lavoratore per le spese effettuate (semplicemente l’azienda prevede un rimborso giornaliero
- rimborso analitico, ovvero la formula di rimorso più precisa perché prevede il rimborso delle sole spese documentate con fatture e scontrini (tutto a seguito della compilazione della nota spese;
- il sistema misto, ovvero una formula ibrida tra rimborso analitico e rimborso forfettario.
Le aziende hanno l’obbligo di adottare un solo sistema di rimborso per trasferta, tenendo conto che ognuno di essi ha una tassazione differente.
Il problema della nota spese
Quante volte ne hai sentito parlare… La nota spese è un documento essenziale per verificare e procedere con i rimborsi spese dei dipendenti/collaboratori in trasferta.
C’è però un problema: nonostante il documento relativo alle spese sia importantissimo per dipendenti e aziende, questo spesso assume la forma di documenti cartacei svolazzanti o di file Word o Excel mal compilati e pieni di imprecisioni. Una tale gestione comporta inefficienze ed errori umani a causa di una nota spese non standardizzata e che non presenta sempre le informazioni essenziali, come:
- dati del dipendente/collaboratore;
- dati aziendali (ragione sociale ed indirizzo);
- dati della trasferta (durata, data, luogo…);
- data di compilazione della nota spese;
- voci di spesa con importi corretti e importo totale.
Se anche tu hai a che fare ogni giorno con le note spese e i rimborsi, ti sarai certamente chiesto come affrontare questa mansione nel modo migliore.
Come semplificare la gestione dei rimborsi?
Le aziende più evolute hanno già trovato una soluzione a questo problema, poiché i loro HR Manager e i dipartimenti delle risorse umane hanno adottato software appositamente progettati per la gestione delle risorse umane.
Non parliamo solo di grandi aziende, anzi, parliamo di realtà anche molto ridotte che utilizzano la tecnologia per snellire e ottimizzare i propri processi. È proprio nelle piccole aziende che l’adozione di gestionali su misura può fare la differenza.
Incontrando le esigenze aziendali più eterogeneo, Dynaset ha progettato evohrp, il software HR che integra anche la gestione delle trasferte. L’intero processo di gestione trasferta è digitalizzato e ottimizzato per incontrare le necessità aziendali e dei dipendenti/collaboratori.
Un semplice esempio? La nota spese di evohrp è a prova di errori poiché guida gli utenti in un percorso di compilazione facilitato e preciso. In più, con l’app di evohrp è possibile gestire tutto da uno smartphone.
Cosa aspetti? Ottimizza la gestione delle trasferte con un gestionale semplice ed intuitivo. La riduzione del tempo di compilazione e verifica aumenteranno sorprendentemente la produttività delle tue risorse dedicate alla contabilità e alle risorse umane.
