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Le ferie sono un momento di meritato riposo per ogni lavoratore, ma spesso sono precedute da un’attività che per i responsabili aziendali può diventare molto stressante: la pianificazione. La definizione delle giornate di ferie, infatti, può essere fonte di malintesi e incomprensioni tra il datore di lavoro e i dipendenti.
Quali sono i tre errori più comuni nella definizione dei piani ferie e come evitarli per garantire una gestione corretta e trasparente?
Il 1° errore: non prevedere una politica aziendale chiara e condivisa
Spesso le aziende, soprattutto le medio-piccole, non definiscono con precisione il numero di giorni di ferie che i dipendenti possono usufruire, né le modalità per richiederle o per organizzarle.
Oltre a questo, non viene sempre indicato come verranno gestite le situazioni di sovrapposizione tra richieste di ferie di più dipendenti, il che può generare malumori e conflitti.
Per evitare questo errore, è importante che le aziende definiscano il prima possibile una politica ferie precisa e trasparente, che includa il numero di giorni di ferie previsti dalla legge o dal contratto collettivo di riferimento, i criteri per la richiesta le ferie e della pianificazione (spesso le aziende stabiliscono uno o più periodi dell’anno per la definizione delle ferie nei mesi successici), nonché le modalità per gestire le sovrapposizioni di richieste.
Il 2° errore: non considerare le esigenze dei dipendenti
Sono ancora molte, purtroppo, le aziende che definiscono un calendario di ferie “imposto dall’alto”, senza tenere conto delle esigenze individuali dei dipendenti.
Ad esempio, spesso non vengono considerati i periodi in cui i dipendenti hanno bisogno di ferie per motivi personali o familiari. O ancora, vengono proibite le ferie in determinati periodi dell’anno considerando solo le priorità di performance dell’azienda.
Conciliare le esigenze personali dei dipendenti con quelle aziendali (o almeno tentare di farlo) è un segnale estremamente positivo per chi contribuisce ogni giorno al successo dell’impresa. Manager e responsabili dovrebbero tenerne conto poiché la soddisfazione delle risorse umane rispetto all’ambiente di lavoro è senz’altro una componente che incide sui risultati ottenuti a fine anno.
Per evitare di sminuire l’attività di ogni singolo dipendente, è importante che le aziende li coinvolgano il più possibile nella definizione dei piani ferie, chiedendo loro preferenze, esigenze personali o proposte concrete su come organizzare al meglio il lavoro durante la loro assenza.
In questo modo, si può definire un calendario ferie che tenga conto delle esigenze di tutti i dipendenti e che garantisca un miglioramento del benessere aziendale (anche psicologico) complessivo.
Il 3° errore: non prevedere un piano di backup per sostituire i dipendenti in ferie
Se non vengono considerate le conseguenze della mancanza di personale durante i periodi di ferie, si incorre nel rischio di dover interrompere la produzione o di dover rinunciare alla fornitura dei servizi aziendali.
Per evitare questo errore, è importante che le aziende definiscano un piano di backup che preveda la sostituzione dei dipendenti in ferie con personale interno. In questo modo, la continuità del lavoro rimane garantita.
Molte aziende incorrono in questo grave errore per il quale 9 volte su 10 il problema deriva dalla mancanza di un sistema efficace per la pianificazione delle ferie.
Ferie di evohrp
Il modulo Piani ferie di evohrp è la soluzione che aiuta le aziende a gestire in maniera più efficiente la pianificazione delle ferie dei dipendenti.
Prevenire gli errori che abbiamo appena elencato, infatti, è un buon punto di partenza ma un gestionale HR è senz’altro lo strumento giusto per incentivare un cambiamento positivo nella gestione di questa mansione.
Il modulo sviluppato dal team di Dynaset consente alle aziende di monitorare le richieste di ferie, autorizzarle e registrarle in modo semplice ed intuitivo. Una semplice dashboard fornisce informazioni dettagliate sulla durata dei giorni “off” di un dipendente e sul numero di giorni rimanenti.
evohrp può essere utile sia per i responsabili HR che per i dipendenti stessi, poiché non solo consente loro di pianificare meglio le assenze dall’ufficio senza compromettere le attività aziendali, ma può integrarsi con la gestione di tutte le altre attività, come ad esempio il monitoraggio delle presenze, delle trasferte, delle buste paga e del monitoraggio delle performance.
Migliorare la pianificazione delle ferie è solo uno dei grandi passi per migliorare la gestione delle risorse umane.
