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Un dipendente è “in trasferta” quando viene chiamato a partecipare a eventi, convegni, incontri per lavoro o a lavorare temporaneamente in una sede diversa da quella abituale. Per questa attività, il dipendente ha diritto all’indennità di trasferta, una particolare forma di retribuzione aggiuntiva allo stipendio.
Confusa molto spesso con la diaria o il rimborso spese, l’indennità di trasferta spetta solo in alcuni casi specifici. Vediamo insieme quali sono.
Che cos’è l’indennità di trasferta
Per capire quando spetta l’indennità di trasferta, è importante chiarire che cos’è una trasferta.
In parte lo abbiamo già detto: la trasferta consiste in un cambio temporaneo del luogo di lavoro di un dipendente. Quindi, è considerata una trasferta qualsiasi occasione in cui un lavoratore si sposta temporaneamente dalla sede di lavoro di tutti i giorni per svolgere provvisoriamente le sue attività altrove.
Durante questo lasso di tempo, il lavoratore ha diritto all’indennità di trasferta, che consiste in una retribuzione extra rispetto allo stipendio standard. L’indennità serve infatti a ricompensare il lavoratore per avere svolto il suo lavoro in luogo diverso dal solito.
H3: Indennità di trasferta e rimborso spesa trasferta: le differenze
A questo punto, è bene chiarire che l’indennità di trasferta non è un rimborso spese: quest’ultimo consiste infatti nel rimborsare il lavoratore delle spese che ha sostenuto durante la trasferta, ad esempio per il vitto, l’alloggio e il trasporto.
Il rimborso spese per la trasferta può essere:
- A pié di lista (o analitico): quando il dipendente viene rimborsato in base a quanto ha speso, presentando ricevute e documenti fiscali sostenuti durante la trasferta;
- Forfettario: quando il dipendente riceva una cifra a forfait, fissa. Le spese sostenute dal dipendente sono comunque indicate in nota spese, ma il rimborso resta uguale e non dipende dalle spese effettuate.
In alcuni casi, sono previste anche forme di rimborso spese misto.
Indennità di trasferta e rimborso spese (sia esso forfettario, analitico o misto) possono coesistere ed essere riconosciuti entrambi al dipendente. Diversa sarà però la tassazione: le indennità di trasferta sono sempre tassate (essendo una parte aggiuntiva dello stipendio), mentre i rimborsi spese non sono considerati come retribuzione (a meno che non superino certi limiti) e, quindi, non sono sempre tassati.
Quando spetta l’indennità di trasferta
Ricapitolando, abbiamo detto che l’indennità di trasferta è una forma di retribuzione aggiuntiva che spetta quando:
- il lavoratore viene spostato in una sede di lavoro diversa da quella abituale;
- c’è un tempo limitato allo spostamento del lavoratore presso un altro luogo di lavoro.
Gli spostamenti del dipendente possono avvenire all’interno o al di fuori del comune della sede di lavoro. L’importante è che gli spostamenti siano temporanei e non permanenti.
Oltre a chiedersi quando spetta l’indennità di trasferta, bisogna sapere che essa va riconosciuta al lavoratore per tutta la durata della trasferta. Sono quindi inclusi nell’indennità anche gli eventuali giorni di festa e di malattia o infortunio.
H2: Il calcolo dell’indennità di trasferta (e dei rimborsi spese)
Gestire le note spese, i rimborsi spese e calcolare l’indennità di trasferta non è sempre facile per i gestori delle risorse umane. Questo è il motivo che spinge molte aziende a scegliere un sistema gestionale come evohrp per effettuare i calcoli delle spese delle trasferte in modo più snello ed efficace.
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